اختيار نظام ERP من أغلى قرارات الشركة النامية، والعروض التجريبية مصمّمة لتبدو جيدة. هذه الأسئلة العشرة تتجاوز العرض إلى الواقع. وجّهوها لكل مورّد، ومنّا أيضاً.
1. أي مرحلة من زاتكا تدعمون اليوم؟
اطلبوا جواباً دقيقاً للمرحلة الأولى (الإصدار) والثانية (الربط)، وماذا سيحدث حين تُعلَن موجتكم. اقرؤوا المرحلة 1 مقابل المرحلة 2.
2. هل يناسب طبيعة عملي؟
اطلبوا رؤية مستنداتكم أنتم — تقرير فحص أو قائمة مواد أو تسليماً متعدد المحطات — لا عرضاً لتجارة التجزئة. إن لم يكن في النظام حقل للتفاوت المسموح أو تصنيف الضغط فستحتفظون بجدول بجانبه.
3. من يستضيف النظام وأين بياناتي؟
الاستضافة والنسخ الاحتياطي والتحديثات والأمان جزء من التكلفة الحقيقية. اسألوا من يدير الخوادم، وهل تشارك بياناتكم قاعدة بيانات مع شركات أخرى. النسخ المستقلة لكل شركة تُبقي سجلاتكم منفصلة.
4. ما الذي يُضبط من داخل النظام وما الذي يحتاج مبرمجاً؟
ترقيم المستندات وقوالب الطباعة وفئات الضريبة وصلاحيات الاعتماد يجب أن تكون إعدادات بيدكم. اطلبوا قائمة بما هو جاهز وما هو قابل للضبط وما هو تطوير مخصّص، واعرفوا هل التخصيص مشمول في الاشتراك أم يُدفع منفصلاً. كيف نعمل في بيج بيم.
5. كيف تعمل الموافقات؟
نظام يمنح الموظفين صلاحية مدير ليعتمدوا مطالبات فريقهم ثغرة رقابية. الأفضل أن تتبع سلطة الاعتماد الهيكل التنظيمي، وأن يُختم كل اعتماد بمن ومتى.
6. هل يمنع الأخطاء المكلفة؟
الدفع لمورّد مرتين، وتغيير سعر بعد إصدار الأمر، وبيع بضاعة غير موجودة. اسألوا أيها يمنعه النظام فعلاً وليس مجرد يسجّله.
7. كيف أنقل بياناتي الحالية؟
اسألوا عن الاستيراد من Excel أو CSV، وأي الكيانات يغطي، وكيف يبدو تقرير الأخطاء حين يفشل صف. الاستيراد الذي يفشل بصمت أسوأ من عدمه.
8. ماذا عن اللغة العربية؟
كونوا محدّدين: هل الواجهة بالعربية، أم المدعوم هو الأسماء العربية وقوالب الطباعة والمبالغ بالحروف؟ اعرفوا الجواب قبل العقد لا بعده.
9. كيف الأمان؟
ابحثوا عن التحقق بخطوتين، وصلاحيات تُفرض على الخادم لا في القائمة فقط، وسجل تدقيق بالقيم قبل التعديل وبعده، وحذف مؤقت. اطلعوا على أمان النظام (بالإنجليزية).
10. ماذا بعد التشغيل؟
اسألوا من يردّ على الهاتف، وكيف تصلكم الإصلاحات والتحديثات، وما الدعم المشمول في السعر. التنفيذ بضعة أشهر، أما النظام فللسنوات.